活動服務商的選擇與管理-2

商務談判（Business Negotiations），是買賣雙方為了協(xié)調彼此之間的商務關系，滿足各自的商務需求，通過溝通、協(xié)商、妥協(xié)與合作等方式，爭取達成某項商務交易的行為和過程。

一、商務談判的基本原則

國內著名會展專家張凡（2014）認為，“展覽業(yè)是典型的依靠整合資源而生存和發(fā)展的服務業(yè)，展會主辦方的主要業(yè)務都是在商業(yè)談判中進行的”。從展覽項目管理的角度，主辦方對外的商業(yè)談判可分為3個層次，即項目戰(zhàn)略性質的談判、項目營銷與運營管理事項的談判以及項目銷售業(yè)務的談判。

這些商業(yè)談判有一些共同特點：（1）需要與本展會相關聯(lián)的具體人商談，所謂相關聯(lián)的人就是擁有資源的人，即與利益相關者交道；（2）需要營銷展會，包括營銷談判者自己，并在商談中達成主辦方目的；（3）需要約定經商談后形成的共識，即達成協(xié)議；（4）需要把約定的共識轉化為文本，即經濟合同；（5）需要根據(jù)法律標準，規(guī)范談判后形成的經濟合同。

綜上分析，活動主辦方或運營公司在商務談判中應遵循一些基本原則：

（1）真誠守信原則。真誠守信在商務談判中的價值不可估量，信任對方是守信的基礎，也是取信于對方的方法。

（2）知己知彼原則。所謂“知己”是指要對自身的需求、相關資料與數(shù)據(jù)、優(yōu)劣勢以及底線等非常清楚；“知彼”則是通過各種途徑了解談判對手的禮儀習慣、談判風格和經歷，不要觸犯對方的禁忌。

（3）互惠互利原則。即在不損害自身利益的前提下，應當盡可能替談判對手著想，主動為對方保留合理的利益。

（4）求同存異原則。認準最終的目標，平等協(xié)商、追求大同，同時關注對方的合理要求，在具體問題上采取靈活、變通的辦法，必要時作出相應的讓步。

（5）遵紀守法原則。商務談判必須遵守國家的法律法規(guī)，如果是國際商務談判，還應當遵循有關的國際法、國際慣例和對方國家的相關法律。

二、服務商談判的重點與技巧

對于活動組織者，在與服務商開始談判之前，了解價格并不是唯一的考慮，更重要的是要先做些功課，仔細研究各個目標服務商的特點及相關的服務品質。

以下有9項商務談判的重點工作，值得活動籌備人員在與服務商進行談判時參考：

1、從需求計劃開始

準備一份準確、詳細的需求計劃（如果是公開招標，往往需要制定一份詳實的需求建議書，即RFP），根據(jù)這個計劃與服務商談判。

2、做好準備工作

首先，了解活動服務相關產業(yè)的服務商經營方式，查看行業(yè)整體的報價區(qū)間，在研究的基礎上為自己的購買訂一個目標價格，但要注意留給服務商一個合理的利潤空間。

其次，對自己即將要購買的產品或服務做較為透徹的了解，防止在談判中顯得自己“不懂”行情，反而被服務商忽悠或者漫天要價。

3、表示熱情與感謝

在與服務商溝通時，應表示出熱情，感謝對方愿意為活動的運營提供服務。以較為大度的姿態(tài)面對各個服務商，使其感覺到為我們服務會很愉快，在輕松的環(huán)境中進行談判，也較容易迎來服務商的坦誠與尊重。

4、利用談判優(yōu)勢

對于活動主辦方而言，始終要記住優(yōu)勢在“買方”這邊。通過在談判中不斷地發(fā)問或提出要求，讓服務商做較為詳細的解釋，這樣既有助于了解各服務商的虛實，還可以彌補自己對相關產品或服務了解的缺失。

5、避免模糊不清的說法

明確的協(xié)商和談判是避免雙方合作失誤最好的方法。

6、清楚格式合同的內容

許多服務商比如酒店、會展中心等提供的都是標準制式的合同，對于活動主辦方的需求可能不是特別重視，規(guī)定得也不是很明確，因此要根據(jù)我們活動的具體情況，做好相關方面的特別說明。

7、仔細研讀各項條款

許多合約的字體特別小，在簽訂合約之前，首先要仔細查看，避免存在不當條款，譬如取消服務的條款可能訂得很苛刻。

8、明確雙方權責

要求服務商明確彼此的權責，而且在沒有雙方同意的情況下，不可以更改合同。雙方在協(xié)商過程中，權責與誠信都是最重要的要求。

9、認真再確認

了解各種情形的可能性，并確認各個聯(lián)絡人及代理人的聯(lián)絡方式。協(xié)商談判一旦完成并簽訂合同，活動組織機構應當將承接服務的供應商視為一個“團隊”，并依照合同內容，嚴格監(jiān)督應該按時、按質完成的項目，絲毫不得馬虎。

另外，每家服務商都有不同的背景及工作模式，為了高質量完成活動的各項任務，應該在協(xié)商時盡力消除彼此之間的差異。

英國皇家采購與供應學會（Chartered Institute of Purchasing and Supply，簡稱CIPS）認為，雖然合同管理主要側重于合同訂立后的執(zhí)行管理，但成功的合同管理還取決于合同制度是否完善以及合同訂立前的業(yè)務能否良好地開展。

因此，合同管理隸屬于項目管理的范疇，層級高于后期合同執(zhí)行跟蹤與文檔管理（青之云，2016），換句話說，合同管理工作主要包括合同管理制度、合同訂立前管理、合同審批與簽訂，以及合同執(zhí)行跟蹤與文檔管理4個部分。

圖15-1 合同管理的范疇

表15-1 合同管理的主要工作內容

美國著名會展專家喬治·費尼奇（George Fenich）教授在《會展業(yè)導論》（第4版）一書中對會展活動服務承包商的發(fā)展趨勢進行了展望。

他提出，服務承包商與會展活動組織者之間的健康關系對于共贏結果仍然起到重要作用。通過與供應商建立持久的關系，組織者可以得到兩個關鍵要素：有競爭力的價格和更加靈活的合同。在這種背景下，合同管理工作會具有更大的靈活性。

因為篇幅原因，關于合同管理的流程等具體內容略，感興趣的同仁請參考《會展項目管理》（高等教育出版社，將于2018年9月底出版）。