活動場地的選擇-2
活動場地考察與選擇
一、活動場地選擇的基本原則
無論是公司年會、新聞發(fā)布會、高峰論壇，還是產(chǎn)品推介活動的企劃執(zhí)行，活動場地選擇都是重要的一環(huán)。場地條件是否完善會直接影響活動的組織與開展，而且不同的活動對場地布局有著特殊要求。
為此，活動策劃人員經(jīng)常需要對多家場地進行綜合比較，以便掌握更多的活動場地情況以及詳細的場地設施及服務信息。
在選擇場地時，策劃人員應重點考慮以下原則：
（1）首先是場地的功能是否可以滿足活動內(nèi)容的要求，而且，交通、停車場、餐飲及燈光音響等輔助功能應盡可能齊全；
（2）活動場地的外觀和環(huán)境氛圍要符合活動的特點；
（3）活動場地的布局要適合活動的組織和管理，并與活動的規(guī)模相適應；
（4）出入要方便，位置要易找，特別是重要活動更要放在觀眾視線關(guān)注的位置；
（5）每個活動場地都要自己獨特的色彩計劃，以區(qū)分不同的活動特色，同時各個部位盡可能采用非常經(jīng)濟的手段進行色彩規(guī)劃；
（6）場地在處理火災、斷電等意外事故方面有必要的應對措施。
總之，活動選址時需要考慮的因素很多，但總體策略是以盡可能少的成本找到最能滿足活動與觀眾需要的場地。
活動策劃人員在選擇場地時，必須綜合考慮這一選擇將給活動策劃過程帶來的復雜影響。除了基本功能，一般的活動場地僅僅要求裝飾與主題一致，但對于特殊場地，舞臺、燈光、音響、餐飲等都可能成為難題。在前期籌備和現(xiàn)場管理中，這個問題將更加棘手（王永嘉，2005）。
選擇活動場地的基本流程
場地選擇是否得當對一次活動的成敗影響深遠，因此，了解和掌握活動場地的選擇過程對提高活動效果有著重要意義。
概括而言，活動策劃者在選擇活動場地時有以下7個基本步驟需要考慮：（1）理解活動目的；（2）確定活動形態(tài)；（3）明確活動的實際需求；（4）考慮與會者的期望；（5）初步選擇活動場地與設備；（6）開展實地考察；（7）評估選擇的正確性。如圖13-1所示：
三、初步選擇場地
即根據(jù)活動的性質(zhì)、規(guī)模及參與者的要求，初步選擇活動場地，其中，要著重考慮活動所在地的區(qū)域特點、環(huán)境狀況及場地的個性化特色等因素。
1、區(qū)域特點
首先要考慮活動舉辦地的地區(qū)特點是否和活動的主題相關(guān)聯(lián)，活動主題應和地區(qū)特點有密切聯(lián)系。例如，召開關(guān)于沙漠治理的會議，活動地點就不宜在東南沿海地區(qū)，而選擇在具有沙漠地理特征的西北部地區(qū)可能更加合適。
2、環(huán)境狀況
其次，要考察當?shù)氐沫h(huán)境情況，包括自然環(huán)境和人文社會環(huán)境。例如，該地的天氣與氣候狀況、治安狀況以及經(jīng)濟狀況是否良好，有無獨特的歷史、文化風情及自然風光等參觀價值等。
3、個性化的場地供給
不同的活動形式和內(nèi)容設計對場地有個性化的要求，而為找到真正合適的場地，需要在對活動形式、內(nèi)容及流程充分了解和領(lǐng)會的前提下，借助手頭資料的過濾篩選，得到最滿意的答案。因此，策劃人員應根據(jù)活動的具體特性，并結(jié)合不同需求及預算標準，向客戶推薦最合適的場地，以滿足客戶的特定需求。
4、與場地方的關(guān)系
與場地方建立良好的合作關(guān)系，不但可以爭取到最好的活動場地支持服務，也有利于為客戶節(jié)省一定場地租用費用。
四、活動場地考察
對活動場地進行初步選擇之后，下一步工作就是開展實地考察。親臨現(xiàn)場進行考察應注意：
一是會見能做決策的人，這樣有利于以后解決可能出現(xiàn)的交易問題；
二是以一個普通參與者的身份，考察場地的服務設施及服務水平能否滿足活動要求；
三是選定幾家場地為“備選”，以便出現(xiàn)特殊情況造成自己太被動。
（一）場地考察的主要內(nèi)容
1、基礎(chǔ)設施
硬件設施是選擇活動地點必須要考察的內(nèi)容，如活動場地的容量是否足夠大，是否有活動所需要的各類器材，是否有齊備的照明、視聽等現(xiàn)代化設施等。
2、服務設施
活動地點的服務設施考察內(nèi)容主要有：抵達場地是否有方便快捷的交通工具；是否有種類齊全的娛樂設施；停車場的位置與規(guī)模；是否有商店；電梯、公共衛(wèi)生間及其他公共區(qū)域是否干凈整潔等。
3、住宿
對于持續(xù)時間不只一天的活動需安排住宿，因此，也需加對活動場地或附近的住宿情況以詳細考察?？疾斓闹饕獌?nèi)容包括：客房數(shù)、房型、客房到活動場地的距離與方便性，上網(wǎng)設備，禁煙、入住、退房等相關(guān)規(guī)定，客房條件與安全設施等。
4、餐飲
考察活動場地的餐飲服務能力非常重要，因為餐飲往往影響著參與者對活動的整體評價?？疾斓闹饕獌?nèi)容包括：公共區(qū)外觀是否清潔；餐品的衛(wèi)生狀況；餐廳工作人員的態(tài)度是否熱情，能否提供有效、快速的服務；餐飲價格是否合理，菜系類別、能否提供獨特的茶點及與會者特殊要求的食物；是否具有舉辦主題宴會的能力等。
5、場地工作人員
活動的組織重在服務，因此，活動場地的服務人員也是重要考察對象。主要內(nèi)容有：服務人員是否需要因活動需要特殊培訓指導；警衛(wèi)人員與服務人員是否友好；接待處的人力是否足夠；詢問處是否全天有人值班；服務人員做事的效率如何等。
6、安全
安全性是考察活動場地的重要內(nèi)容，主要內(nèi)容包括：室內(nèi)活動場地是否設置了火災報警系統(tǒng)，是否配備滅火箱，是否公開了撤退程序；安全通道狀況；安保能力等。
7、費用
主要內(nèi)容包括考察活動場地的各類收費標準及收費方式，工作日與周末的收費標準是否有所不同；是否可以提供免費使用的工作房間；是否需要交納定金、繳納多少，是否可以刷卡結(jié)算等。
（二）活動場地調(diào)查表
通過“場地調(diào)查表”定期對各類新建場地進行考察，不失為系統(tǒng)了解活動場地信息的有效方式。依照前文所述，考察內(nèi)容應包括場地的地理位置、場地風格、各類報價、會場的數(shù)量與造型、各類型場地面積、場地容納人數(shù)、客房數(shù)量、菜系、會場現(xiàn)有燈光設備、視頻設備、音響設備的使用情況、停車場車位的多少等，并進行詳細記錄。
表13-2 場地調(diào)查表的主要內(nèi)容（部分）
活動場地租用合同管理
主要內(nèi)容略，這里只提醒幾個特別注意事項：
1、關(guān)于客房預訂
鑒于互聯(lián)網(wǎng)預訂酒店網(wǎng)站的普及性，很多會議策劃人意識到他們的代表都不在會議合同下預訂房間，而是直接在酒店預訂房間，因為這樣的話房間費用可能會便宜一些。最終，這些房間不會被認為是與會議相關(guān)的預訂。
這將導致策劃人要付給酒店一部分損耗（attribution）賠償金，即使酒店的房間確實是因為此次會議才被訂掉。關(guān)于這種特殊情況，有一些條款可以加入到合同里，但會議策劃人應與熟悉這些問題的律師進行討論。
在此過程中，策劃人的最終目的是為了獲得憑證，以證明正是因為會議在此舉辦，該酒店的房間才會銷售出去。這個問題可能是任何酒店談判最困難的部分。為了避免減員，有的協(xié)會要求其參加者預訂其合同內(nèi)的酒店房間，否則要支付較高的會議注冊費。
2、關(guān)于損耗（attrition）
在確定一定代表數(shù)量的情況下，酒店或會議中心往往會向策劃人收取一個固定的價格。在有些代表未出席的情況下，策劃人仍按合同的全部金額付款。這筆費用不是基于該設施的轉(zhuǎn)售空間能力，而是完全基于協(xié)商的場地費，無論該會議或活動使用了多少設施。因此，策劃人預測需要使用多大空間的能力是非常關(guān)鍵的。
策劃人在做出是否使用“整體會議套餐”服務或自己購買設備的決定時，需要把眼光具體到投影機或麥克風這類簡單的成本。他們需要評估自己是否會恰當?shù)厥褂脮r間。是更值得花時間搬運一個大塑料箱通過機場安檢，還是更應該確?？Х仁欠窦皶r更換，或午餐是否能準時提供？
許多策劃人從控制成本的角度來看待他們的工作。雖然這肯定是工作的一部分，但確保會議和活動的成功似乎是更重要的目標，不要因為一磅而失去難得的機會。策劃人的工作是要知道這其中的差別。
3、關(guān)于外部供應商的管理
如果在活動中要用到搭建、燈光音響、表演甚至餐飲等外部供應商，在與場地方協(xié)商合同條款時一定要小心翼翼。這可能會涉及供應商管理、進場布置時間安排、場地方員工加班等事宜。
例如，在有特定功能但配套服務能力有限的場所內(nèi)提供餐飲服務，可能需要比在其他場館有更多的準備工作。有的場地不具備足夠的餐飲服務能力，或者無法支持某次會議的菜單需求，因此策劃人不得不簽訂場外餐飲服務合同。這取決于會議的規(guī)模大小，而且菜單的選擇可能也是具有挑戰(zhàn)性的。
酒店或會展中心的簽約安裝公司至少提前兩周就會索要使用所有樓層的平面圖。雖然看起來兩周的工期完成一層樓的設計對于一個提前一年準備的活動應該很簡單，但生成一個精確的設計圖卻成為了一個許多策劃人不能解決的難題。
有時候，因為消防或建筑安全方面的原因，可以讓一個沒有詳細的懸掛設計計劃的表演被擱置。由于未能提交相關(guān)文件不得不在最后一分鐘取消活動的現(xiàn)象也時有發(fā)生。
1. 活動場地選擇的最新趨勢
2016年2月，EMBlog推出了一份名為《未來的場地》（The Venue of the Future）的報告，報告分為趨勢、RFP策略、場地考察、談判及AV設備計劃等內(nèi)容，很有啟發(fā)性。
其中，在分析影響活動組織者選擇場地的因素變化時，該報告指出了7個發(fā)展趨勢：
1、非常規(guī)場地的使用頻率在提高（重要目的之一是為了創(chuàng)造驚喜）；
2、活動項目負責人更加習慣通過在線方式來研究場地情況；
3、組織者與場地銷售團隊/人員之間的關(guān)系、他人的推薦以及之前的經(jīng)歷會影響場地選擇；
4、WIFI、AV等技術(shù)或裝備成為對場地的基本要求；
5、活動組織者希望得到場地方更多的尊重和理解（熱門場地一直作為一種稀缺資源而存在，很多時候，場地方的員工認為活動和現(xiàn)場服務只是主辦方的事）；
6、以服務和實際需求為導向，不搞花架子；
7、食品、健身設施等健康方面的因素將成為重要考量指標。
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2. 關(guān)于活動場地選擇的3個之最
在同一份報告中，EMBlog還提到了場地類型、受活動組織者歡迎的技術(shù)以及場地調(diào)研方式等方面的之最，相關(guān)數(shù)據(jù)可供國內(nèi)會展和活動組織者參考。
1、使用最多的十大類型場地
依次為酒店、非常規(guī)場地（如劇院、博物館、美術(shù)館等）、會議中心、戶外空間、展覽中心、體育場館、人工構(gòu)造物、大學、辦公場地（如辦公樓、醫(yī)院、企業(yè)集聚區(qū)等）以及工廠等非專用場地。
2、場地最受活動組織者歡迎的十大技術(shù)
依次為快速可靠的WiFi、大投影屏幕、熟練的AV技術(shù)人員、可變化的燈光、可選擇的話筒、舞臺、嵌入天花板的投影儀、充電站、電子指示牌以及安裝于地板下的電纜。
3、進行場地調(diào)研最常用的十種途徑
按照被調(diào)查者所選擇的使用頻率高低，依次為：
搜索引擎；
口頭傳播；
場地列表；
社交媒體；
在線評論網(wǎng)站；
DMC公司/場地預訂代理商；
在線需求建議書（RFP）；
會議與旅游局/目的地營銷組織；
場地目錄冊。